Перше, що спадає на думку, коли перейменовують підприємство, — необхідно закрити справи, номенклатуру та журнали реєстрації, все здати в архів і розпочати діловодство з нуля. Змін у кадровому діловодстві не уникнути, але не кваптеся з висновками. З’ясуємо, що зробити кадровику, а на що не марнувати час.
Після реєстрації нової назви підприємства, визначте документи, що потребують / не потребують змін. Насамперед викреслимо ті документи, які не мають підстав для оновлення.
Які документи не потребують змін
Накази з кадрових питань, що містять стару назву підприємства, немає потреби скасовувати / визнавати нечинними.
Не має підстав розмежувати документи на два архівних фонди, якщо перейменування / часткова зміна назви підприємства не супроводжувалися докорінною зміною основних функцій (абз. 5 п. 5 гл. 2 розд. ІХ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5). Тому після перейменування підприємства не потрібно:
- закривати номенклатуру справ та реєстраційно-облікові форми;
- припиняти формування справ, розпочатих до перейменування;
- готувати справи до передавання в архів підприємства, а відтак — до відповідної архівної установи.
Не потрібні зміни й до колективного договору.
Які документи потрібно змінити
Назвемо основні кадрові документи, які потрібно оновити в результаті перейменування підприємства. Перелік не є вичерпним і залежить від кадрового документообігу підприємства.
Організаційні
Організаційні документи містять правила та норми, визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність, посадовий склад і функціональний зміст діяльності підприємства, функціонал його підрозділів (абз. 2 п. 3 гл. 1 розд. ІІ Правил № 1000/5). До організаційних документів, зокрема, належать (прим. ред. — читайте за посиланнями на кожному документі, як вносити зміни в кадрові документи):
- Статут / положення про підприємство
- Колективний договір
- Положення про структурні підрозділи
- Правила внутрішнього трудового розпорядку
- Інструкція з діловодства
- Посадові / робочі інструкції
- Штатні розписи
- Договори. Наприклад, розробити додаткові угоди до трудових договорів, договорів про повну матеріальну відповідальність.
Облікові
- Особові картки
- Облікові форми особових справ — обкладинка та доповнення до особового листка з обліку кадрів
Особисті документи працівників
- Трудові книжки
Реєстраційно-облікові форми
Зробіть запис про перейменування підприємства у всіх реєстраційно-облікових формах:
- журналах реєстрації (зокрема, журнали реєстрації наказів);
- книгах обліку (службових посвідчень, перепусток, руху трудових книжок та вкладишів до них тощо).
Приклад запису:
|
Із 13.08.2025 ТОВ «Корвет» перейменовано в ТОВ «Корвет-плюс» |
На обкладинках журналів реєстрації та книг обліку зазначте нову назву підприємства та дату, з якої її застосовують. Попередню назву не закреслюйте — візьміть у дужки. Відповідні записи також зробіть на обкладинках усіх справ.
|
(Товариство з обмеженою відповідальністю «Корвет») Із 13.08.2025 — Товариство з обмеженою відповідальністю «Корвет-плюс» |
Після перейменування підприємства не потрібно:
- створювати нові реєстраційно-облікові форми. Зміна назви підприємства не впливає на порядок реєстрації / обліку документів. Документи підприємства з новим / попереднім найменуванням становлять один архівний фонд (п. 5 гл. 2 розд. ІХ Правил № 1000/5);
- оформлювати нові реєстраційні журнали / книги, якщо назва підприємства змінилася протягом діловодного року, — підприємствам, які запровадили журнальну форму реєстрації документів, зокрема кадрових наказів;
- змінювати нумерацію наказів і починати її з № 1.
